イギリス配偶者ビザ申請 追加書類提出トラブル3…2つめのミス

イギリス配偶者ビザ申請 追加書類提出トラブル3…2つめのミス

前回、イギリス配偶者ビザ申請で追加書類提出後にいくら待っても結果が出ず、4度目の電話問い合わせで何が起こっているのかを問い合わせた、というところまで書いた。→追加書類提出トラブル2

今回はその続きである。

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2つめのミスが発覚

4度目の電話問い合わせから4日後に受け取ったメールでの回答は、追加書類提出先のメールアドレスであった。

確認して衝撃を受ける。

やはり、ホームオフィスから送られてきたメールアドレスのスペルが間違っていたのである。

直ぐに、送られてきたアドレスへ追加書類を再々々々々々々々度、送信したのである(間違った送信先を含めたら追加書類の送付は8、9回目 笑)。

20分ほど経った後、ついに追加書類送信先のメールアドレスから返信があった。

This is an automated e-mail. Please do not reply.

Please note that this mailbox is for internal use and external customers who are contacting us about the following:

 ·         Documents that we have requested from you in support of your application (Please note that you will not receive an email confirmation from us.  If you have received this auto response, your documents will have been received and will be linked with your application)

そしてこのメール文の後に、「クレームがあるならこちらに連絡してくれ」といった旨の文章が続いた。

メール文にある通り、イギリス配偶者ビザ申請で追加書類の要請があり、こちらが書類を送付した場合は、向こうからの連絡はないとのことである。

念のために2通連続でメールを送ったため、この自動返信メールが送られていたらしい。

しかし、このメールのおかげで、ようやく私たちの追加書類がちゃんと受理されていることが分かったのである。

東京のビザセンター訪問から、82営業日にしてようやくここまできた。

後は結果を待つだけである。

相手の2度にわたるミスで、結果待ちが長期化する

UK Decision Making Centre とホームオフィスの問い合わせ担当による、2度のミスについてまとめる。

1度目のミスは、UK Decision Making Centreからの追加書類の要請メールにて、提出先メールアドレスのリンクを張るのを忘れられたことである。

2度目のミスは、上記のミスに対して問い合わせたホームオフィスからの返答で、送られてきた追加書類提出先のメールアドレスが間違っていたことである。

こんなにミスを重ねられたら、審査待ちが長期化しないわけがないではないか。

1度目のミスは酷いものだとは思うが、明らかなミスであったので問い合わせることができた。

しかし、2度目のミスに関しては、私たちが何かおかしいと、何度も問い合わせなければ気が付かなかったことである。

ただ待つだけにしていたら、いづれは追加書類未提出の扱いで審査が進められてしまったかもしれない。

その場合、申請が却下される可能性が高いであろう。

82営業日にしてやっと、追加書類の提出が完了する

ここでやっと、本当の意味で追加書類の要請トラブルが終結した。

これだけの不運が重なったが、申請が却下されていなかっただけマシである。

相手のミスの後のフォローが全くなく、私が不安になってこのようにしつこく動かなければ、結局は何も分からず、ただ時間が過ぎて申請が却下されていたかもしれない。

申請・審査がスムーズに進行するに越したことはないが、追加書類の要請などが来たとしても、私のようなトラブルがなければ遅れても数日で、大抵はここまで長引くことはないと思われる。

ただ、トラブルがあった場合は悲惨である。

今回のように相手のミスによってスムーズな処理がなされない場合、更なるトラブルがあったり、迅速な対応は期待できないこともあり、審査が終わるまでの期間が長期化される可能性が高い。

私は調べた限りでは、優先サービスを使用しても、何かしらのトラブルがあった場合、審査が長期化する可能性があるようだ。

これは運であろう。自分ではどうすることもできない。

とりあえず、彼らに言っておきたいことがある。

謝れ。

トラブル発生後の流れをまとめておく

7月9日(52営業日)追加書類提出要請のメールがくるが、送信先リンクが張られていないというミスをされる。

ホームオフィスへ有料の問い合わせを電話と、念のために夫と私からそれぞれメールでの問い合わせをしておく。

7月16日 明確な意図は分からないが、「複雑なケースだから60営業日以内には結果は出せない。なるべく早く結果を出すように頑張るけれど、こちらから連絡するまで待っていてね」といった旨のメールがくる。

7月17日 問い合わせ電話への回答が、指定期間を過ぎても送られてこなかったため、2回目の電話問い合わせをする。

7月22日(61営業日)電話問い合わせの答えとして、追加書類提出先のメールアドレスが送られてくる。直ぐに追加書類を提出する。

7月31日 私が送信先アドレスを問い合わせたメールへの返信として、今の私の状況を説明する「追加書類が届き次第、審査を再開する」といった旨のメールがくる。

ここでは、まだ事の重大さ(連絡されたメールアドレスが間違っていたこと)に気が付かず、もう終わったことだし彼らの仕事が遅いからだと思っていた。まさか問い合わせて謝罪とともに送られてきたメールアドレスが間違っている、といった発想さえ出てこなかった。念のために再度、追加書類を送信する。

8月5日(71営業日)追加書類の提出期限。またしても念のため、追加書類を2パターンのアプリケーションナンバーを使って送信。

8月9日(75営業日)追加書類提出のメール作成に不備があったことに気が付き、ダメもとで追加書類を送信。ホームオフィスに3回目の電話問い合わせとlocal MPへ連絡。

8月15日 電話問い合わせの結果、未だに追加書類が提出されていないので審査が再開できない、と連絡がある。

ここで何か問題が起こっていると確信し、ホームオフィスへ4度目の電話問い合わせをする。

8月20日(82営業日)追加書類の送信先アドレスが間違っていたことが発覚。提出先が再度メールにて送られてくる。直ぐに追加書類を提出後、その日に追加書類受理の連絡がくる。

ここまで振り返ってみても、まあ大変であった。

何度もホームオフィスに問い合わせることとなった。

仕事が遅いことはもちろん、ミスに対するフォローや定期的な進行状況の連絡がないせいで、事態が悪化していると思われる。

電話・メールで問い合わせをするたびに、サービス改善のために意見をくれとメールで連絡がきたが、この仕事ぶりから考えると、そんなことはどうでもいいからもう関わりたくないと思う。

しかし、ここまでひどい対応をされたこともあり、何も言わずに済ますことはできない。

後日、追加書類提出後の自動返信メールに記載されていた連絡先へ、クレームを入れたのである。

そして結果待ちは続く…

追加書類を提出要請が来た人たちの多くは、提出後1週間ほどでパスポートが送られてきていた。

とりあえず1週間は待つ。

早くこの苦痛から解放されますように。

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